Telefoon- of videotolken met Chinese zakenpartners: hierop moet je letten

Telefoon- of videotolken met Chinese zakenpartners hierop moet je letten

Zakenpartnerschappen zijn zoals alle relaties gebaseerd op een vorm van vertrouwen en wederzijdse waardering. Ook al hebben alle betrokkenen dezelfde culturele achtergrond, het is niet altijd eenvoudig en voor businesspartners uit andere culturen wil men natuurlijk een zo aangenaam mogelijke atmosfeer zonder misverstanden. Er zijn grote verschillen tussen de Chinese en Europese cultuur en deze bepalen ook de optimale raamvoorwaarden voor succesvolle onderhandelingen vast.

Hiërarchie is nog altijd erg belangrijk in China, de hoogste in rang wordt dus altijd eerst begroet en voorgesteld aan de andere aanwezigen. Hier kan reeds een eerste stap in de richting van succes worden gezet. Rust en gelatenheid in een gesprek zijn voor Chinezen even belangrijk als respect. In Europa vat men bij zakelijke onderhandelingen meestal direct de koe bij de horens, spreekt men bepaalde zaken uit en confronteert men zijn partner ook met bestaande problemen. Chinese zakenpartners zien zo’n manier van werken echter eerder als een belediging waardoor het succes al snel in gevaar kan komen.

 

De Chinese gesprekscultuur in het kort

Hoffelijkheid is in China de basis voor elk gesprek. Transparantie en openheid daarentegen zijn vaak alleen wenselijk tussen de regels zonder direct te worden uitgesproken. Terwijl men in Europa de dingen graag bij naam noemt, geldt voor China eerder het tegendeel. Het spreekwoord: "Met het hart horen, waarvoor de andere geen woord heeft" beschrijft perfect wat bij communicatie met Chinese zakenpartners belangrijk is. Vaak is niet alleen de inhoud van een uitspraak relevant, maar wordt pas door de manier van formuleren de achterliggende bedoeling duidelijk. Daarom werken tolken graag met moderne videotools, waarbij de mimiek en lichaamshouding hetgeen wordt gezegd nog benadrukt en verduidelijkt. In China wordt op school meer aandacht besteed aan vreemde talen in schriftelijke vorm. Vreemde talen kunnen lezen en schrijven, is bijgevolg belangrijker dan luister- en spreekvaardigheid. Tegelijkertijd wordt het beschouwd als ongepast en beschamend om direct vragen te stellen als je een mondelinge uitspraak inhoudelijk niet volledig hebt verstaan. Voor meetings waarin complexe thema’s moeten worden behandeld en specifieke begrippen worden gebruikt, kan een schriftelijke agenda die vooraf ter inzake wordt bezorgd, voordelig zijn voor alle betrokkenen.

 

Virtuele meetings: smalltalk & persoonlijke informatie scheppen vertrouwen

In China zijn virtuele meetings niet uitzonderlijk. De grootte van het land maakte al vroeg dat men voor een beeldscherm ging zitten. Tolken zijn bij virtuele meetings met anderstalige partners vanzelfsprekend en ook via deze kanalen kan vertrouwen worden opgebouwd. Terwijl managers en leidinggevenden in Europa het wederzijdse vertrouwen vooral laten groeien met hun competenties, betrouwbaarheid en stabiliteit, wordt vertrouwen in China eerder gezien als een kwestie van het hart. Chinezen bouwen een relatie op die meer betekent dan de puur zakelijke inhoud van een gesprek. Een ervaren telefoon- of videotolk neemt daarom niet alleen genoegen met de vertaling van relevante feiten, maar probeert ook de emotionele aspecten te transporteren om de persoonlijke interesses van de partijen weer te geven. Met Chinese zakenpartners zijn persoonlijke uitwisselingen over familie en vakantie bij het begin van een meeting gebruikelijk. Deze mogen niet worden ingekort. Smalltalk na de begroeting bij een zakelijke afspraak is ook virtueel en met een videotolk mogelijk om een ontspannen atmosfeer te creëren. Belangrijk bij harde onderhandelingen tijdens een virtuele meeting is zelfbeheersing. In China blijft men uiterlijk ontspannen, reageert men rustig en verstandig, zelfs bij meningsverschillen. Ook in online meetings bereikt men daarom zijn doel makkelijker met rust en gelatenheid. Zelfs de beste tolk kan met vriendelijkheid en rust geen duidelijke gebaren compenseren zodat de gesprekspartner een gespannen situatie snel en indien nodig zelfs zonder resultaat zal willen beëindigen.

 

Leidraad voor online meetings via telefoon- of videotolken met Chinese partners

  • Agenda met de belangrijkste punten voorbereiden, specifieke uitdrukkingen toelichten
  • Hiërarchie respecteren, hoogste in rang wordt eerst begroet
  • Ervaren taalkundigen als tolk inzetten
  • Aandachtig naar de video- of telefoontolk luisteren, ook terloopse opmerkingen analyseren
  • Vertrouwen creëren, interesse in privéleven tonen & beginnen met smalltalk
  • Gelaten en rustig blijven, grote gebaren indien mogelijk achterwege laten

 

Een nieuwe opmerking toevoegen