Vertaling van een aanbesteding: hoe gaat u te werk?

Heel wat bedrijven en openbare instellingen schrijven een aanbesteding uit om hun dienstverleners te selecteren. Als u een internationale aanbesteding wenst uit te schrijven, dan hebt u vaak vertaaldiensten nodig voor het dossier. Om de kansen te verhogen de opdracht in de wacht te slepen, dan moet u goed weten hoe een aanbesteding (ook wel tender genoemd in het Engels) te vertalen.

Het belang van internationale aanbestedingen

Een aanbesteding wordt uitgeschreven om een leverancier te vinden voor producten of diensten tegen een redelijke prijs en in overeenstemming met de technische vereisten die in het bestek zijn opgenomen. De doelstelling van een aanbesteding is om de inschrijvers met elkaar te laten concurreren en zo de beste kwaliteit/prijs te krijgen. 

In multinationals wordt de aanbestedingsprocedure vaak geleid vanuit het hoofdkantoor. De tender wordt dan gepubliceerd in het Engels, de internationale taal van het bedrijfsleven. Ook als het gaat om een contract van een lokale opdracht moet in dat geval de tendertekst in het Engels worden opgemaakt. Internationale organisaties, zoals Ngo’s en afdelingen van het systeem van de Verenigde Naties, communiceren voor hun aanbestedingen ook in het Engels.

Een lokaal bedrijf heeft met een internationale aanbesteding een veel groter bereik om aanbieders te vinden. Een bedrijf in Brussel kan zo een samenwerking aangaan met een Duitse onderneming. In dat geval is het nodig een document op te maken in deze taal om interesse te wekken bij potentiële dienstverleners of leveranciers.

Waarom een aanbesteding met vertaling?

Wanneer u als bedrijf nieuwe markten met een andere landstaal wilt veroveren, dan moet u over de middelen beschikken om in die taal te communiceren. De opmaak van een goed tenderdocument beperkt zich echter niet tot een vloeiende of commerciële kennis van een taal. Hier is de kunde van de technische taal nodig om alle specificaties van het bestek uit te werken. Een perfecte beheersing van de gespecialiseerde tendervertaling is dus ook noodzakelijk om een betrouwbaar document uit te schrijven.

Het beste is eigenlijk om de aanbesteding op te stellen in uw gebruikelijke werktaal en daarna te laten vertalen door een professionele vertaler, gespecialiseerd in vertaaldiensten bij een aanbesteding. Zo is de kans groter dat u inschrijvers vindt die precies aan uw wensen voldoen.

Hoe een tender vertalen?

U hebt ervoor gekozen een internationale aanbesteding uit te schrijven? Er zijn verschillende vertaalmethodes. Sommige raden we echter af omwille van hun slechte resultaten. Toch zetten we ze even voor u op een rijtje samen met hun toepassingsgebied.

> Machinevertaling

Gratis online automatische vertaaltools, zoals Google Translate of Microsoft Translator, vertalen helemaal niets. Deze tools zoeken en vergelijken zinnen in een enorme database en suggereren de vertaling zonder de kwaliteit ervan te hebben gecontroleerd. Er komt hier geen enkele linguïst of vertaler te pas. Deze automatische vertaalresultaten zijn min of meer bruikbaar voor uw persoonlijke dagelijkse communicatie. Ze zijn echter niet geschikt voor professionele teksten zoals een aanbesteding of tendervertaling. Tenderdocumenten bevatten specialistische hoofdstukken met een groot risico op fouten.

> Computerondersteunde vertaling

Hoewel deze manier veel nauwkeuriger is dan machinevertaling, is computerondersteunde vertaling nog steeds een proces zonder menselijke tussenkomst. De kwaliteit van de vertaling hangt af van de software of de SaaS (Software as a Service).

Als u de stijl wilt respecteren van het originele document in het Frans, dan gebruikt u zo weinig mogelijk computerondersteunde vertaling. Vooral in de technische, juridische en financiële delen krijgt ieder woord rechtsgeldigheid.

> Menselijke vertaling

De menselijke vertaler is de allerbeste keuze voor de vertaling van een aanbesteding. Wanneer u een beroep doet op een professionele vertaler, kunt u ook rekenen op zijn expertisegebied. De vertaler kan het document aanpassen aan de culturele en technische finesses van de doeltaal. Hij of zij gebruikt technische termen in de juiste context en bekomt zo een grotere nauwkeurigheid. Dankzij de creativiteit van de vertaler worden nuances natuurgetrouw uitgewerkt.

Wat zijn, naast vertaling, de troeven van een internationale aanbesteding?

De vertaling van een internationale aanbesteding kan zeer kwalitatief zijn, maar als de brontekst fouten bevat, zal de verspreiding ervan niet rendabel zijn. U bent dus best goed op de hoogte van de redactionele verplichtingen bij een tender:

• Voor organisaties, lokale en regionale overheden moet de aanbesteding gebeuren volgens een specifiek intern beleid. Een instantie die werkzaam is op het gebied van milieubescherming zal zich dus specifiek richten tot kandidaten die aan ecologische eisen kunnen voldoen. Deze zaken moeten worden uitgewerkt in een bepaald hoofdstuk van de aanbesteding.
• U moet de wettelijke vereisten kennen van de opdracht die u wilt gunnen. Er zijn grote procedurele verschillen bij de gunning van opdrachten.
• Het is van belang uw mogelijke concurrenten te kennen om een winstgevende en voor beide partijen voordelige offerte te kunnen aanbieden. Verzamel dus vooraf de nodige marktinformatie. Een marktonderzoek geeft ook inzicht in de gebruikelijke kosten van andere bedrijven die in de sector actief zijn. Hiermee kan een raming als leidraad worden bepaald om de offertes verder te analyseren.
• Alvorens deel te nemen aan een internationale aanbesteding is het belangrijk de financiële draagkracht van de onderneming in te schatten. Een bedrijf moet in staat zijn eventuele tekortkomingen op te vangen. Als de cashflow te laag is om het project te financieren, kunnen de risico's onmogelijk worden afgedekt. Als een bedrijf een gezonde draagkracht heeft, kan het een specifieke verzekering afsluiten in combinatie met de voorstellen.

Maak een verzorgd tenderdocument, zowel op het vlak van presentatie als vertaling. Voeg naast uw eigen bedrijfskleuren enkele visuele elementen toe die verwijzen naar de cultuur van het doelland.

Bij de vertaling van uw aanbesteding respecteren wij volledig uw huisstijl. De vertaler werkt samen met een grafisch ontwerper om het design af te stemmen op de vertaalde tendertekst.  Om efficiënt te kunnen werken tijdens de vertaling van de tender, stuurt u best een bewerkbaar brondocument. Zorg voor de nodige afbeeldingen tussen de tekst, dat verhoogt de leesbaarheid. Voeg aan het begin ook een samenvatting van de aanbesteding toe met de belangrijkste punten.

U kunt een opleiding over overheidsopdrachten volgen: zo maximaliseert u uw kansen om de beste partners aan te trekken.