Alles over legalisatie en apostille bij buitenlandse documenten

Wenst u een document uit het buitenland te laten legaliseren of apostilleren? Maar hoe doet u dat concreet? ViaVerbia geeft graag alle nuttige informatie over de legalisatie van buitenlandse documenten. Stap voor stap begeleiden wij u doorheen dit proces.

Wat is legalisatie van een buitenlands document en waarvoor dient het?

Buitenlandse documenten legaliseren we voor een Belgisch overheidsorgaan of juridische instantie zoals het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Legalisatie is een procedure die de authenticiteit van de handtekening, de functie en autoriteit van de ondertekenaar en de identiteit van het zegel of de stempel certifieert. Een apostille of legalisatie bevestigt de wettelijke waarde van een buitenlandse akte in het land van de ondertekenaar.

Deze echtheidsprocedure kan in meerdere gevallen een vereiste zijn van de Belgische overheid. De legalisatie van buitenlandse documenten kan noodzakelijk zijn bij een internationale activiteit, zoals:

• terugkeer vanuit het buitenland;
• een nieuwe vestiging in het buitenland;
• een buitenlandse aanbesteding;
• academische gelijkwaardigheid aanvragen in België voor een buitenlands universiteitsdiploma;
• een naturalisatieaanvraag;
• een huwelijk tussen buitenlandse echtgenoten;
• een adoptieprocedure;
• …

Omgekeerd kan een legalisatieaanvraag ook een document opgemaakt in België betreffen dat voor het buitenland is bestemd. De legalisatieprocedure en alle stappen en verplichtingen kunnen variëren volgens de aard van de te legaliseren akte en de betrokken landen.

Welke documenten vragen een legalisatie?

De meeste buitenlandse private en publieke akten kunnen het voorwerp uitmaken van een legalisatie in België. Voorbeelden hiervan zijn:

• akte van de burgerlijke stand (overlijdensakte, buitenlandse geboorteakte legaliseren, huwelijksakte legaliseren...);
• notariële akte;
• een rechtbank of administratief rechtscollege (echtscheidingsvonnis...);
• onderhandse akten (verklaring op eer, aanbevelingsbrief, bewijs van onderdak, factuur, schuldbekentenis...);
• …

Wanneer een legalisatie of apostille?

De apostille is een eenvoudigere en snellere procedure dan de legalisatie. Ze valt onder de Conventie van Den Haag. Die stelt dat een apostille geldt als de enige benodigde vorm van legalisatie bij gebruik in de landen die het verdrag hebben ondertekend. Een apostille is een officiële stempel die verklaart dat uw documenten authentiek zijn. Er is dus geen verdere legalisatie nodig.

Ook hier hangt de keuze van de echtheidsprocedure af van het land in kwestie.

Sommige buitenlandse documenten hebben trouwens helemaal geen legalisatie of apostille nodig wanneer er een internationaal akkoord bestaat met België voor dit  documenttype.  Dat is het geval voor sommige openbare documenten of akten.

Hoe buitenlandse documenten legaliseren of apostilleren?

Stap 1: Buitenlands document laten vertalen, vervolgens legaliseren/apostilleren

Vooraleer het authenticatieproces van start kan gaan, moet een beëdigd vertaler het document in een vreemde taal eerst naar het Nederlands vertalen. Deze vertaler is als enige bevoegd om een dergelijke officiële vertaling uit te voeren. Deze beëdigde vertaling, een getrouwe kopie van het origineel, bevestigt de juridische waarde van het vertaalde document. De vertaling is de eerste noodzakelijke stap vóór de legalisatie of apostille.

Bij ViaVerbia voeren we alle soorten beëdigde vertalingen uit, ongeacht de talencombinatie (Engels-Nederlands, Duits-Nederlands, Spaans-Nederlands, Arabisch-Nederlands...). Uw document is in de betrouwbare handen van een ervaren beëdigde vertaalexpert. Die zorgt ook voor de legalisatie- of apostilleprocedure van uw buitenlandse document in België. U krijgt een kant-en-klare officiële vertaling die u onmiddellijk kunt gebruiken. Contacteer ons voor meer informatie.

Stap 2: Legalisatie of apostille aanvragen

Het originele document, vergezeld van de beëdigde vertaling, wordt ingediend bij de dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel. Veel aanvragen verlopen online. Sinds 1 mei 2018 worden er geen papieren apostilles meer uitgegeven in België. Apostilles worden alleen elektronisch uitgegeven. Zodra de procedure is afgerond, bevestigt een officiële legalisatiestempel op het document de echtheid ervan.

Een authenticatieaanvraag kan geweigerd worden in volgende gevallen:

• als het document geen originele handtekening of zegel heeft;
• de handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar;
• de ambtenaar is van een andere gemeente of provincie dan die waar het document werd opgesteld;
• het zegel of de stempel is vals of vervalst, of ongewoon;
• het document is strijdig met de openbare orde;
• …

Kostprijs en wachttijd voor legalisatie en apostille

Online aanvragen kunnen ingediend worden door de Belgische instantie die het document afleverde, indien die al geaccrediteerde partner is van de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken (bv. notarissen, vertalers), en worden binnen de 48 u. behandeld. Een aanvraag aan het loket in Brussel wordt meteen behandeld indien men zich met het originele, in België afgeleverde, document van maximaal 4 bladzijden aanmeldt.

Documenten van meer dan 10 bladzijden die aan het loket worden voorgelegd, zijn de daaropvolgende werkdag beschikbaar.

De prijs voor een legalisatie of apostille in België is altijd 20 euro per document. Voor andere landen gelden andere prijzen.

Antwoord op uw vragen over apostille en legalisatie van buitenlandse documenten