Légalisation et apostille de documents étrangers : tout ce qu’il faut savoir

Vous souhaitez faire légaliser ou apostiller un document établi à l’étranger et vous vous interrogez sur la marche à suivre ? ViaVerbia vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document étranger et revient sur les grandes étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.

Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger et à quoi ça sert ?

La légalisation d’un document étranger destiné à une instance belge, administrative ou juridique comme le Ministère des Affaires étrangères, est une démarche d’authentification visant à certifier la véracité de la signature, de la fonction et de l’autorité du signataire et de l’identité du sceau ou du timbre. La légalisation permet ainsi d’attester de la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.

Cette démarche d’authentification peut être exigée par l’administration belge dans plusieurs cas de figure. Elle peut notamment être nécessaire dans le cadre d’une démarche internationale, telle que :

• un retour d’expatriation ;
• la création d’une filiale à l’étranger ;
• un appel d’offres à l’étranger ;
• une demande d’équivalence académique en Belgique après des études dans une université étrangère ;
• une demande de naturalisation ;
• un mariage entre conjoints étrangers ;
• une démarche d’adoption ;
• …

La démarche de légalisation peut, à l’inverse, être réalisée pour un document établi en Belgique et destiné à un pays étranger. Les obligations et démarches de légalisation ne seront pas les mêmes selon l’acte à authentifier et selon les pays concernés.

Quels documents peuvent faire l’objet d’une légalisation ?

La plupart des actes publics et privés étrangers peuvent faire l’objet d’une légalisation en Belgique. Il peut notamment s’agir :

• d’un acte d’état civil (acte de décès, acte de naissance, acte de mariage…) ;
• d’un acte notarié ;
• d’un acte émis par une juridiction judiciaire ou administrative (jugement de divorce, etc.) ;
• d’actes sous seing privé (attestation sur l’honneur, lettre de recommandation, certificat d’hébergement, facture, reconnaissance de dette…) ;
• …

Légalisation ou apostille : que choisir ?

L’apostille est une démarche d’authentification simplifiée et plus rapide que la légalisation. Elle est régie par la Convention de la Haye. L’authentification par apostille est attestée via l’apposition d’un timbre digital (nommé « apostille »). Elle consiste, comme la légalisation, à certifier l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire.

Le choix de la procédure d’authentification dépend, là encore, des pays concernés.

Par ailleurs, certains documents étrangers n’ont pas besoin de faire l’objet d’une légalisation, ni d’une apostille, quand le pays émetteur de l’acte a conclu avec la Belgique un accord international pour ce type de documents. C’est notamment le cas de certains documents ou actes publics.

Comment faire légaliser ou apostiller un document ?

Etape 1 : Faire traduire le document étranger à légaliser ou apostiller

Avant de démarrer une quelconque démarche d’authentification, le document rédigé en langue étrangère doit tout d’abord être traduit en français par un traducteur assermenté, seul professionnel habilité à réaliser une telle traduction officielle. Cette traduction certifiée, copie conforme de l’original, atteste de la valeur juridique du document traduit. Cette étape est obligatoire avant une démarche de légalisation ou d’apostille.

Chez ViaVerbia, nous sommes en mesure d’effectuer tous types de traductions assermentées, quel que soit le couple de langues (anglais-français, allemand-français, espagnol-français, arabe-français…). Le document est confié à un expert-traducteur assermenté, qualifié et expérimenté. Ce dernier se charge également d’effectuer les démarches de légalisation et d’apostille de votre document étranger en Belgique : c’est le gage d’une traduction officielle clé en main, exploitable immédiatement. Contactez-nous pour en savoir plus.

Etape 2 : Faire une demande de légalisation ou d’apostille

Le document original, accompagné de la traduction certifiée, est soumis au service de légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles. Depuis le 1er mai 2018, les apostilles papier ne sont plus délivrées en Belgique. Elles sont uniquement délivrées par voie électronique. Une fois la procédure terminée, un cachet officiel de légalisation apposé sur le document confirme son authenticité.

Dans certains cas, la demande d’authentification peut être refusée, par exemple :

• si le document manque une signature/un sceau original ;
• la signature n'est pas celle du fonctionnaire autorisé ;
• le fonctionnaire appartient à une commune ou province autre que celle où le document a été établi ;
• le sceau ou le timbre est faux ou falsifié, ou inhabituel ;
• le document porte atteinte à l'ordre public ;
• ...

Les coûts et délais de légalisation et d’apostille d’un document

Les demandes sous format électronique peuvent être introduites par l’autorité émettrice du document en Belgique, s'il est déjà un partenaire accrédité du service Légalisation du SPF Affaires étrangères (exemple : notaires, traducteurs jurés). Elles seront traitées dans les 48 heures. Les documents comportant moins de 4 pages sont traités directement au guichet à Bruxelles. 

Les documents comportant plus de 4 pages doivent être déposés et sont disponibles le lendemain.

Des légalisations ou des apostilles en Belgique coûtent toujours 20 euros par document. Des prix différents peuvent être d’application pour des pays étrangers.

Nos réponses à vos questions sur la légalisation et apostille de documents