Een Engelse vertaling van de AVG: vaak geen gemakkelijke opgave voor bedrijven

Een vertaling van de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) is een belangrijk project voor alle bedrijven die internationaal actief zijn. De juridische kennisgevingen over de bescherming van persoonsgegevens op een website of in een e-mail hebben immers rechtsgeldigheid. Elk detail met betrekking tot het verzamelen van gegevens moet correct worden geformuleerd én vertaald.

Moet de AVG in het Engels worden vertaald?

De in 2016 aangenomen en sinds 2018 geldende algemene verordening gegevensbescherming, beter bekend onder de afkorting AVG (in het Engels: GDPR/General Data Protection Regulation) is een wettelijke bepaling die tot doel heeft de persoonsgegevens van EU-burgers te beschermen. Deze verordening geldt voor zowel bedrijven als voor overheidsorganen en publiekrechtelijke instellingen en vereist de publicatie van relevante juridische kennisgevingen op een website en een verzoek aan potentiële gebruikers om toestemming te geven voor het verzamelen van gegevens van de site die zij bezoeken.

In het geval van in het Engels vertaalde websites rijst vaak de vraag of de verschillende juridische kennisgevingen van de AVG wel in het Engels vertaald moeten worden. In de eerste plaats is het goed om te weten de verplichtingen in het kader van de AVG van toepassing zijn op alle gegevensverwerkende bedrijven zodra het om EU-burgers gaat. Hoewel er geen uitdrukkelijke verplichting bestaat tot vertaling van de AVG-bepalingen, is het bedrijf verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van gegevens. Dit brengt met zich mee dat de gebruikers hun rechten moeten begrijpen.

Welke gegevens moet in het kader van de AVG in het Engels worden vertaald?

Engels is een internationale taal die door een groot aantal mensen wordt begrepen. Derhalve is deze taal dus een geschikt communicatiemiddel voor de internationale context van een website en elk ander platform dat persoonsgegevens verwerkt.

Er bestaat geen wettelijke verplichting om de tekst van de AVG in het Engels te vertalen. Om echter te voldoen aan de informatie- en transparantieplicht van bedrijven met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van privégegevens is er een vertaling van alle relevante onderwerpen op de betreffende website nodig. Daarnaast dient een Engelse versie van de website ook om taalkundige misverstanden die tot rechtszaken kunnen leiden te voorkomen .

Als de website cookies gebruikt voor databasemarketingdoeleinden, dan moet elke internetgebruiker hiervan duidelijk op de hoogte worden gebracht. Bovendien moet hij of zij daar uitdrukkelijk toestemming voor geven. In het geval van websites – die alleen in een Engelse vertaling beschikbaar zijn, d.w.z. zonder versie in de betreffende brontaal en dus niet tweetalig – wordt de vertaling van dit toestemmingsformulier sterk aanbevolen.

Juridische kennisgevingen en algemene bedrijfs- of gebruiksvoorwaarden moeten ook vertaald worden. In deze rubriek leest u ook informatie over de identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming (in het Engels: DPO/Data Protection Officer) die momenteel verantwoordelijk is voor het bedrijf. Deze functionaris voor gegevensbescherming is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevensbescherming van het bedrijf en de voorwaarden voor het verzamelen van bestanden, alsmede voor de strategie/praktijk van de verwerking van privégegevens.

Als u op internationaal niveau met aanbieders of partners werkt, dan moet u de relevante interne richtlijnen voor de omgang met persoonsgegevens laten vertalen en beschikbaar houden. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer zijn verantwoordelijk voor eventuele onverenigbaarheden en overtredingen tijdens de verwerking.

Een informatieve lijst voor de details die de AVG technisch gezien verstrekt, bijvoorbeeld voor het register van de verwerkingsactiviteiten, is niet vereist. Deze heeft geen rechtstreekse betrekking op de eindgebruikers, maar dient uitsluitend om de juistheid van de procedure te controleren en te bewijzen.

Een Engelse vertaling van de AVG: in acht te nemen terminologische bijzonderheden

De vertaling van teksten over de bescherming van persoonsgegevens kan niet alleen met behulp van machines worden uitgevoerd. Elke zin moet gereproduceerd worden met een zo goed mogelijke benadering van het origineel, met voortdurende aandacht voor alle bijzonderheden van de Engelse taal. Dit is alleen mogelijk door middel van een gespecialiseerde vertaling.

Overheidsinstellingen die zich met deze kwestie bezighouden, hebben in verschillende landen al relevante terminologie gepubliceerd. De toepassing ervan vereist echter een perfecte kennis van de technische en juridische context: de vakinhoudelijke kennis van een expert. Met name verzoeken om toestemming moeten ondubbelzinnig geformuleerd worden en op een zo gebruiksvriendelijke mogelijke wijze gecommuniceerd worden. Op die manier kunnen internetgebruikers hun recht uitoefenen om met volledige kennis van zaken al dan niet hun toestemming te geven. Dit geldt voor het gebruik van cookies, voor de registratie voor een nieuwsbrief en voor de rechtsgeldige legitimatie/ondertekening van een formulier. Ongeacht de taal vereist de EU-wetgeving dat de toestemming vrijwillig, expliciet en zonder verborgen dwang wordt gegeven (bijvoorbeeld door termen te gebruiken die voor de internetgebruiker onbekend of misleidend kunnen zijn of door gebruik te maken van reeds vastgestelde opties, zoals van tevoren ingevulde beslissingsvelden).

Het grootste risico bij het vertalen van de AVG naar het Engels is het verlies van betekenis/de verandering van betekenis bij het vertalen van de termen. Dit fenomeen, dat in de vertaalwereld bekend staat als "Lost in translation", komt tot uiting in een verschil in perceptie (betekenishorizon) tussen de brontekst en de doeltaal. Omdat de inhoud juridisch bindend is, kan elke zin worden gebruikt als een contractuele verdediging tegen het bedrijf. In gewone taal betekent dit dat een gebruiker de organisatie/het bedrijf dat dergelijke gegevens of zijn/haar privégegevens verwerkt met hoop op een goede afloop kan aanklagen als hij/zij zich door een taalkundig misverstand (bijv. veroorzaakt door een onnauwkeurigheid) benadeeld voelt.

De behoefte aan een deskundige vertaling van de AVG

Automatische vertaalhulpmiddelen zijn praktisch in het dagelijks leven, maar zijn absoluut op geen enkele manier geschikt om een Engelse vertaling te maken van de AVG. De bewerkingen die dergelijke software uitvoert, houden geen rekening met technische en juridische bijzonderheden. Om te zorgen voor een resultaat dat voldoet aan de verwachtingen van de huidige wetgeving is het noodzakelijk om een specialist op dit gebied in te schakelen.

Naast de kwaliteit van een door een expert gemaakte vertaling is de adviserende rol van de gespecialiseerde vertaler een bijkomend voordeel. Hij of zijn brengt aan het bedrijf of de klant de culturele kenmerken over die de doeltaal vereist. Bovendien zorgt de creativiteit van een menselijke vertaling ervoor dat de doeltekst "aangenamer" te lezen is, niet in het minst omdat bij het gebruik van de terminologie de vereiste consistentie in acht wordt genomen.

Een professionele vertaling door experts op dit vakgebied is een investering voor de lange termijn. Een vakkundige vertaling biedt bescherming tegen de risico's een vertekende betekenis, terwijl de tekst vanwege de hoogwaardige inhoud tegelijkertijd een positief effect heeft op de reputatie (bijv. het merkimago) van de klant.

Antwoorden op uw vragen over het vertalen van de AVG