Hoe notuleer ik in het Engels tijdens vergaderingen? Ons advies

Moet u de notulen van een vergadering in het Engels opstellen na een vergadering met Engelssprekende deelnemers?

De notulen van een vergadering zijn voor veel bedrijven een belangrijk document en zijn daarom aan een zekere formaliteit onderworpen. U moet weten hoe u deze op een doeltreffende, vlotte, maar ook gestructureerde manier moet schrijven.

Wat zijn notulen van een vergadering?

In de notulen van een vergadering zijn de gedachtewisselingen tussen de verschillende deelnemers en de belangrijkste besluiten die tijdens die vergadering samengevat.

Wat is het doel van notulen?

De voornaamste bedoeling is een transparant schriftelijk verslag bij te houden van wat er is gezegd. Elke deelnemer krijgt een duidelijke en gestructureerde samenvatting van het gesprek en de genomen besluiten. Op deze manier is iedereen op de hoogte van de agenda, zijn of haar rol, alsmede de taken en doelstellingen - ook degenen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn.

Notulen zijn ook een manier om elke verwarring of dubbelzinnigheid te vermijden die tot geschillen of conflicten zou kunnen leiden. Bepaalde autoriteiten kunnen het verslag voor juridische doeleinden opvragen.

Voor bepaalde vergaderingen, zoals een vergadering van de raad van bestuur, een vergadering van de ondernemingsraad of een algemene vergadering met de besluitvormers van een onderneming, worden systematisch notulen opgesteld. Notulen kunnen echter ook zeer nuttig zijn voor het formaliseren van een actieplan tijdens een operationele teamvergadering (bijvoorbeeld in het kader van het opstarten van een nieuw project, een verandering in het management, een evaluatie, enz.)

Wie notuleert tijdens de vergadering?

Meestal notuleert één van de deelnemers aan de vergadering. Ook een secretaresse of een externe dienstverlener kunnen notuleren. Deze persoon wordt vóór aanvang van de vergadering aangewezen. Hij of zij is verantwoordelijk voor het maken van aantekeningen tijdens de bespreking.

Elementen die opgenomen moeten worden in de Engelse notulen van een vergadering

De volgende elementen moeten in de notulen van een vergadering opgenomen worden:

• de namen (en eventueel de functies) van de deelnemers aan de vergadering (meeting attendees) en van de afwezigen die vertegenwoordigd moeten zijn
• de naam van de persoon die notuleert
• de ontvangers
• de plaats en datum van de vergadering
• de agenda van de vergadering (meeting agenda)
• een samenvatting van de uitwisselingen
• alle genomen/te nemen besluiten en maatregelen (met voor elke maatregel de datum van voltooiing en het nagestreefde doel)
• het actieplan

Nadat de notulen zijn opgesteld, moeten alle deelnemers deze nalezen en goedkeuren. Indien de Engelse notulen zijn opgesteld door iemand die niet het Engels als moedertaal heeft, dan kan het zeer nuttig zijn om de notulen te laten nalezen door een professionele moedertaalspreker van het Engels.

Enkele goede praktijken om op te letten bij het notuleren in het Engels

Hieronder volgen enkele goede praktijken om u te helpen bij het opstellen van hoogwaardige, duidelijke en leesbare notulen in het Engels, op basis van de tijdens de vergadering gemaakte aantekeningen:

• Laat informele opmerkingen, aarzelingen, spreektaal, enz. achterwege. Hiertoe dient u een goed begrip te hebben van zakelijk Engels
• Structureer uw notulen: met een kop, titels met de belangrijkste agendapunten en subkoppen (besproken punten, besluiten, maatregelen, enz.)
• Laat onbelangrijke zaken weg, omwegen, uitweidingen, onafgemaakte zaken...
• Ga zorgvuldig te werk: stijl, zinsbouw, grammatica en spelling in het Engels moeten onberispelijk zijn
• Wacht niet te lang na de vergadering met het opstellen van de notulen (doe dit terwijl de besprekingen nog vers in het geheugen liggen)
• Blijf neutraal en feitelijk (maak geen persoonlijke opmerkingen of observaties)

Wie kan ik vragen om notulen in het Engels op te stellen?

Wees u er bewust van dat het opstellen van notulen in het Engels verre van gemakkelijk is, zelfs indien iemand de Engelse taal op hoog niveau beheerst.

Bij de Engelse notulen van een vergadering draait het evenzeer om het technische aspect als om de nauwkeurigheid. De notulist moet specialistische terminologie gebruiken en op een formele en consistente manier schrijven.

De beste manier om hoogwaardige notulen op te stellen, is gebruikmaken van de diensten van een moedertaalspreker.

Als de vergadering is opgenomen, kunt u een beroep doen op een dienstverlener die transcriptiediensten levert. ViaVerbia kan bijvoorbeeld transcripties in het Engels en vele andere talen verzorgen.

Wij bieden ook proefleesservices voor inhoud in meerdere talen. U kunt bij ons terecht voor de revisie en correctie van uw Engelse notulen van vergaderingen.

Tot slot: als u notulen wilt laten vertalen van of naar het Engels, dan kunt u bij ons terecht voor een professionele vertaler die gespecialiseerd is in het vakgebied van uw bedrijf.

→ Let op: het is belangrijk om voor de vertaling een beroep te doen op een deskundige vertaler uit het betreffende Engelstalige land. Er zijn namelijk enkele taalverschillen zijn tussen Brits en Amerikaans Engels.

Onze antwoorden op uw vragen over in het Engels notuleren tijdens vergaderingen