Hoe vertaalt men een Excel-bestand?

De vertaling van Excel-bestanden gaat vaak gepaard met de vertaling van technische terminologie die specifiek is voor de betrokken activiteitensector, en van verschillende soorten gegevens (cijfers, statistieken, grafieken, enz.). Om een dergelijk document doeltreffend te vertalen, is het essentieel om een aantal best practices te volgen en de juiste vertaalmethodes te gebruiken. ViaVerbia biedt u een overzicht van de verschillende methoden voor de vertaling van Excel-documenten, hun voor- en nadelen en de aandachtspunten die bij dit soort vertalingen komen kijken.

Wanneer is een vertaling van een Excel-bestand nodig?

Om de communicatie met multiculturele teams binnen een internationale groep of multiculturele instelling te vergemakkelijken, kan het in een aantal situaties nodig zijn om Excel-bestanden te vertalen:

• Als onderdeel van een internationaliseringsproject van het aanbod (vertaling van boekhoudkundige resultaten, statistieken, marktonderzoekscijfers, enz;)
• In het kader van internationale samenwerkingsverbanden met meertalige belanghebbenden (stille vennoten, commerciële partners, accountants, notarissen, financiële experts, advocaten, enz.)

Welke soort Excel-bestanden worden vertaald?

Hier volgen enkele voorbeelden van Excel-bestanden die mogelijk vertaalwerk vergen:

• Financiële en boekhoudkundige documenten (dashboards, budgetprognoses, facturen, offertes, opvolging van verkoop- en omzetcijfers, cashflow, enz.)
• Rapporten, analyses en inventarissen (financiële, marketing- en verkooprapporten, voorraadinventarissen, prestatiemetingstabellen, resultaten van enquêtes en vragenlijsten, statistische analyses, enz.)
• Documenten voor projectbeheer (retroplanning, takenlijsten, planning van evenementen, enz.

Vertaling van Excel-bestanden : bijzonderheden en aandachtspunten

In tegenstelling tot de vertaling van een klassiek tekstdocument, is de vertaling van een Excel-bestand onderworpen aan zeer specifieke normen en vereisten.

Eerst en vooral houdt dit soort vertaling in dat het document wordt vertaald zonder de lay-out of de indeling van de cellen te wijzigen.

Bovendien kunnen vertalingen van Excel-bestanden betrekking hebben op een groot aantal verschillende sectoren. Microsoft Excel is een veelgebruikt softwarepakket dat door veel professionals in verschillende sectoren en beroepen wordt gebruikt (boekhouding, financieel beheer, verkoop- of marketingopvolging, digitaal projectbeheer, enz.). Elk te vertalen Excel-bestand kan dus technische terminologie bevatten die specifiek is voor de betreffende sector.

Bovendien gaat het bij dit soort documenten om de vertaling van verschillende soorten inhoud, zoals technische vaktermen, cijfers, statistieken, computergrafieken, enz. En dit alles met respect voor de culturele normen en codes die van kracht zijn in het land dat vertaald moet worden (omrekening van valuta, maateenheden, culturele referenties, enz.).

De automatische vertaling van Excel-bestanden

Er bestaan automatische vertaaltools om Excel-documenten te vertalen, maar deze hebben zo hun beperkingen.

Hier volgen de verschillende manieren om Excel-documenten automatisch te vertalen:

Gebruik van de vertaalfunctie van Excel

De eerste optie is het gebruik van de in Excel ingebouwde vertaler (Excel Translator) die gebruik maakt van de online vertaaldiensten van Microsoft. Deze functie helpt gebruikers gelijkwaardige functies of teksten in de doeltaal te vinden en hele formules van de ene taal naar de andere te vertalen. Dankzij de beschikbaarheid van 80 talen en 800 functies maakt deze tool het gebruik van Excel gemakkelijker voor meertalige gebruikers. Om deze vertaalfunctie te gebruiken, selecteert u 'Formules' in het menu bovenaan het scherm en vervolgens 'Functievertaler'. Zodra het venster is geopend, kiest u de oorspronkelijke taal van de functie of tekst, de doeltaal en selecteert u de inhoud die moet worden gewijzigd.

Bekijk voor meer informatie deze tutorial op de Microsoft-website:

Gebruik van Google Translate om uw Excel- bestanden te vertalen

Het gebruik van Google Vertalen is een andere eenvoudige en gratis methode om uw Excel-bestand te vertalen.  Deze oplossing biedt directe vertalingen van en naar meerdere talen (Arabisch, Duits, Engels, Chinees, enz.). Het enige wat u nodig heeft is de website of mobiele applicatie van Google Translate bezoeken en vervolgens het Excel-bestand uploaden in het tabblad "Document", samen met de bron- en doeltalen. De vertaling wordt automatisch gegenereerd en u hoeft alleen nog maar het uiteindelijke document te downloaden.

Dit is echter een weinig betrouwbare en minder kwalitatieve optie: er komen vaak fouten voor en de software houdt zelden rekening met culturele subtiele verschillen.

Gebruik van IA om uw Excel-bestanden te vertalen

Kunstmatige intelligentie of IA, afgestemd op de vertaling van Excel-rekenbladen, verwerkt meerdere documenten in recordtijd.  AI-tools zoals Deepl Pro, Smartcat of GPT-4 bieden minder goede resultaten dan menselijke vertalingen, vooral van de complexe inhoud van Excel-documenten.

Vertaling van een Excel-document: waarom beroep doen op een professionele vertaler?

Zoals hierboven toegelicht, brengt de vertaling van een Excel-document op zichzelf al uitdagingen met zich mee, maar ook een aantal kritieke kwesties.  De kwaliteit van de vertaling heeft een impact op de begrijpbaarheid van het document, de bedrijfsprestaties, de commerciële bedrijfsrelaties, de financiële opvolging, enz.

Automatische vertaaltools garanderen echter geen voldoende betrouwbare resultaten voor inhoud die bedoeld is om gedeeld te worden. Het is daarom sterk aan te raden om een gespecialiseerde professionele moedertaalvertaler in te schakelen om een 100% betrouwbaar en kwalitatief resultaat te garanderen.

Deze professional kan alle soorten Excel-bestanden nauwkeurig vertalen, met de juiste technische woordenschat in de doeltaal, met behoud van de originele lay-out van de documenten en met aandacht voor de culturele bijzonderheden en regels die van kracht zijn in het land van bestemming.

Bij ViaVerbia geniet u van de expertise van 3500 gespecialiseerde vertalers en moedertaalsprekers, die enkel en alleen kwaliteitsvertalingen in hun moedertaal afleveren. Dankzij hun jarenlange ervaring kunnen deze professionals diensten op maat leveren voor uw Excel-documenten, ongeacht uw activiteitensector.

FAQ over de vertaling van Excel-documenten