De meeste producten hebben tegenwoordig technische documenten nodig die de koper ondersteunen bij het instellen, gebruik en onderhoud. Naast de verplichte informatie die de wetgever verlangt, willen de klanten een gedetailleerde handleiding die gangbare vragen over het product in een aantal minuten kan beantwoorden en helpt bij kleinere problemen, zonder dat meteen contact op hoeft te worden genomen met de fabrikant. Duidelijke formuleringen en een overzichtelijke indeling vergemakkelijken het vinden van de gezochte informatie en korte presentaties en voorbeeldtoepassingen zijn eenvoudige middelen om de gebruiker een goed gevoel te geven. Hier een paar tips voor het schrijven van nuttige technische documentatie voor gebruikers.
1. Duidelijke, heldere structuren en kopjes
Technische documenten helpen de gebruikers alleen als de schrijver zich ervan bewust is dat hij deze niet voor zichzelf maar voor de gebruikers schrijft. Welke doelgroep moet worden bereikt? Over hoeveel vakkennis beschikt de doelgroep? Met welke begrippen zijn de lezers vertrouwd en welke hebben wat uitleg nodig? Duidelijke, overzichtelijke hoofdstukken en aanduidingen laten een rode draad ontstaan die de gebruiker ook door grotere handboeken kan leiden.
2. Overzichtelijke presentaties en weergaven
Zonder inhoudsopgave met duidelijke steekwoorden is de beste handleiding slechts een verzameling van moeilijk te vinden informatie. Bij de keuze van de steekwoorden moet de denkwijze van de lezers in het middelpunt staan en hun meest waarschijnlijke manier van zoeken worden gebruikt als uitgangspunt. Beginnend met de inrichting en eerste ingebruikname volgen alle verdere punten overzichtelijk op elkaar. Elke presentatie moet zo beknopt mogelijk blijven en alleen de nodige informatie bevatten. Kleine, met kleur gemarkeerde informatievakken bundelen de belangrijkste gegevens in één oogopslag.
3. Screenshots en detailtekeningen verduidelijken complexe processen
De volledige explosietekening van een motor is zeker heel informatief, maar voor een leek die alleen de oliepeilstok zoekt, eerder een last. Dat geldt ook voor screenshots en detailtekeningen die slechts één punt van het product moeten verduidelijken. Als ze zo eenvoudig mogelijk worden gehouden, helpen ze de lezer snel verder en voor extra informatiebronnen kan een link of verwijzing naar een ander hoofdstuk zorgen.
4. Voorbeelden en video's
Video's worden steeds geliefder want veel samenhangen zijn gemakkelijker te tonen dan te beschrijven. Een kleine gebruikersvideo is snel gemaakt en kan op de eigen homepage worden geplaatst, of zelfs dienen als reclame op bekende platforms. Voorbeelden zijn ook een goede methode om gebruikers te helpen. Wie ziet wat her resultaat van een handeling moet zijn als deze succesvol is geweest, vindt sneller toegang tot de andere mogelijkheden van het product. Bij software zijn screenshots echte hulpmiddelen voor de meeste gebruikers.
5. Professionele vertalingen door een technische vertaaldienst
Goede technische documenten kosten tijd, maar brengen een meerwaarde met zich mee voor fabrikant en klant. Als een product niet alleen nationaal wordt aangeboden, maar ook de internationale markt moet veroveren, is er een goede vertaling nodig. Ervaren moedertaalsprekers voeren meestal verschillende soorten vertalingen uit, maar een technische vertaaldienst is hier de beste keuze. Technische kennis van een product vormt de basis voor elke goede vertaling. Een zeer zakelijke, nauwkeurige schrijfstijl en de vaardigheid om synoniemen te vinden die de inhoud van het origineel exact weergeven, zijn kencompetenties bij het vertalen van technische documenten. Zo wordt een product in elke taal optimaal beschreven en de meerwaarde van een gedetailleerde weergave blijft behouden in elke doeltaal.