Facturen en ontvangstbewijzen worden uitgegeven sinds de uitvinding van het schrift en zijn bedoeld om facturerende en ontvangende instanties en partijen een zekere rechtszekerheid te bieden als het gaat om dienstverlening en betalingen. Naast de gebruikelijke papieren factuur is er nu ook de elektronisch opgestelde factuur, die verplicht wordt voor overheidsinstanties in de hele EU.
Wat is een e-factuur en wat zijn de voordelen ervan?
e-facturen, d.w.z. elektronisch opgestelde facturen, zijn documenten die de klassieke facturen op papier steeds meer vervangen en veel voordelen bieden.
Besparingen op het vlak van papier, verzendkosten en tijd zijn de grootste voordelen van een factuur die elektronisch is opgesteld en per e-mail kan worden verzonden. Hiervoor is geen klassiek papieren archiefopslag nodig en het neemt slechts een paar klikken in beslag om te zoeken naar een bepaalde factuur in uw eigen elektronisch systeem. De EU-lidstaten zijn het nu eens geworden over de gelijkstelling tussen traditionele papieren en gefactureerde facturen, wat betekent dat alle juridische aspecten op beide formaten evenzeer gelden.
Vanaf 27.11.2020 wordt de e-factuur verplicht.
Richtlijn 2014/55/EU heeft tot doel elektronische facturen aan aanbestedende diensten te standaardiseren en verplicht alle overheidsdiensten van de lidstaten om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Een gestructureerd elektronisch formaat moet de basis vormen voor e-facturering en onder meer de volgende kernelementen bevatten:
- Informatie over de koper/verkoper en de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
- Factuurperiode
- Factuurkenmerk
- Begunstigde en uitvoering van de betaling
- Leverings- of uitvoeringsdetails
- Toeslagen of kortingen op individuele artikelen
- Uitsplitsing van de btw
De EU-lidstaten worden aangemoedigd om normen voor e-facturering te ontwikkelen. Tot nu toe werden PDF-bestanden beschouwd als een algemeen geaccepteerd formaat voor e-facturen, maar de gegevens van deze bestanden kunnen niet automatisch worden verwerkt.
Vertalingen voor openbare instellingen
Als onderdeel van de e-facturering, waarvoor een uniforme standaard voor facturatie binnen de EU-landen aan openbare instellingen vereist is, zijn wij uw dienstverlener voor uw vertalingen rond het onderwerp e-facturering. Onze gespecialiseerde vertalers vertalen standaardclausules voor e-facturen in vele talen en wij zijn bovendien uw vakkundige contactpersoon voor contracten of beëdigde vertalingen. Vraag ons vrijblijvend meer informatie, wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.