Aujourd'hui, la plupart des produits doivent s'accompagner d'une documentation technique pour aider l'acheteur à installer, utiliser et assurer la maintenance de son équipement. Outre les mentions imposées par la législation, le client souhaite disposer d'un guide détaillé qui répondra en quelques minutes aux questions courantes qu'il se pose sur le produit et l'aidera à résoudre des problèmes mineurs sans être obligé de contacter directement le fabricant. Des formulations et une structure claires facilitant la recherche des informations, et des présentations brèves illustrées par des exemples d'applications sont autant de moyens simples de fournir une bonne perception du produit à l'utilisateur. Voici quelques astuces pour rédiger des documentations techniques pratiques pour les utilisateurs.
1. Un plan et des titres brefs et explicites
Pour produire une documentation technique efficace, l'auteur doit garder à l'esprit qu'il n'écrit pas pour lui-même, mais pour l'utilisateur. Quel est le public visé ? Quel est son niveau de connaissance technique ? Quels sont les termes connus du lecteur et lesquels méritent une explication ? Des chapitres et des désignations clairs et explicites créent un fil rouge qui guidera l'utilisateur dans les divers ouvrages de la documentation.
2. Des présentations et des illustrations claires
Sans un sommaire avec des mots-clés explicites, le meilleur manuel n'est qu'une accumulation d'informations difficiles à retrouver. Pour choisir ces mots-clés, il faut se mettre à la place du lecteur et prendre pour point de départ la méthode de recherche qu'il est susceptible d'adopter. Une fois la première mise en service clairement énoncée, le reste suit tout seul. Chaque présentation doit être aussi concise que possible et ne contenir que les informations indispensables. Les petits encadrés en couleurs permettent d'attirer l'attention sur l'essentiel au premier coup d'œil.
3. Des captures d'écran et des schémas détaillés pour illustrer les processus complexes
La vue éclatée de l'ensemble du moteur est certainement très instructive, mais pour le profane qui cherche juste à savoir où se trouve la jauge d'huile, elle a un caractère plutôt rébarbatif. Idem pour les captures d'écran et les schémas détaillés, qui doivent expliciter un seul élément du produit. En étant aussi simples que possible, ils aident le lecteur à avancer plus rapidement, d'autant plus si on l'y aide en ajoutant un lien ou une référence à un autre chapitre.
4. Exemples et vidéos
Les vidéos deviennent de plus en plus populaires, parce qu'un visuel vaut bien souvent plus que de grands discours. Une petite vidéo destinée à l'utilisateur est rapide à réaliser et peut être intégrée à sa propre page d'accueil, voire servir de publicité sur des plateformes connues. Les exemples concrets sont également un excellent moyen d'aider l'utilisateur. Quand on voit à quoi l'on parvient quand on suit correctement une procédure, on accède plus rapidement aux autres possibilités qu'offre le produit. Pour les logiciels, les captures d'écran sont des aides précieuses pour la plupart des utilisateurs.
5. Des traductions professionnelles par une entreprise spécialisée dans la traduction technique
La rédaction d'une bonne documentation technique prend du temps, mais apporte de la valeur ajoutée autant pour le fabricant que pour le client. Si le produit doit être commercialisé à l'international, la question de la qualité de la traduction est cruciale. On la confie souvent (à juste titre) à des traducteurs natifs expérimentés, mais faire appel à un bureau de traduction technique est encore le meilleur choix. La compréhension technique du produit est la base de toute bonne traduction. Adopter un style d'écriture pragmatique et précis et savoir employer parmi des synonymes celui qui reflètera exactement le sens de l'original sont des exigences essentielles pour la traduction de la documentation technique. Ainsi, le produit est décrit de manière optimale dans chaque langue, et la valeur ajoutée d'une représentation détaillée est conservée dans chaque version cible.